Nous nous plaignons souvent de ne plus savoir où donner de la tête ; car nos quotidiens sont parfois très difficiles à gérer et nous pensons souvent que c’est dû à un manque de temps. Alors, qu’il s’agit plutôt d’une question d’organisation et de priorisation.
Et si je vous disais que vous pouvez y remédier grâce à la fameuse matrice Eisenhower !
La matrice d’Eisenhower va vous servir à bien classer vos tâches par ordre de priorité. Afin d’organiser plus facilement vos journées ou vos semaines.
Découvrons donc ce qu’est cette matrice et comment l’utiliser pour mieux gérer vos priorités et votre temps ainsi mieux apprécier le quotidien, même quand il reste chargé.
I) Origine de ce nom :
- La matrice d’Eisenhower doit son nom à Dwight David Eisenhower; militaire et homme d’État américain membre du Parti républicain et 34e président des États-Unis pour deux mandats de 1953 à 1961 ;
- Il a dirigé au cours de ses deux mandats en tant que président des États-Unis la construction de l’Interstate Highway System,
promulgué la première grande loi sur les droits civiques depuis la fin de la guerre civile, crée la NASA, mis fin à la guerre de Corée, accueilli l’Alaska et Hawaï dans l’Union et réussi à maintenir la guerre froide avec la Russie ;
Dwight était un homme productif.
Qui peut définir pour nous exactement la différence entre le long et le court terme ! Surtout chaque fois que nos affaires semblent être en crise, nous sommes presque obligés d’accorder notre première attention au présent urgent plutôt qu’à l’avenir important.
Dwight D. Eisenhower, discours prononcé en 1961 devant la Century Association.
- Ses innombrables responsabilités l’ont amené à devoir optimiser son temps et s’organiser pour être efficace et productif. Ce qui l’a conduit à créer le fameux principe d’Eisenhower, qui nous aide aujourd’hui à établir des priorités en fonction de l’urgence et de l’importance.
- La matrice Eisenhower a été popularisée par l’auteur Stephen Covey, dans son célèbre livre : 7 habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu’ils entreprennent. Grâce à ce livre, la matrice d’Eisenhower est devenue un cadre de gestion du temps et de prise de décision largement utilisé.
II) C’est quoi la matrice d’Eisenhower ?
- La matrice d’Eisenhower est un outil graphique de gestion du temps qui vous aide à organiser et planifier vos tâches selon leur degré d’importance et d’urgence et ainsi d’accroître votre productivité ;
Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent est rarement important.
Dwight David Eisenhower.
Cette matrice se présente sous forme d’un tableau à quatre quadrants :
Pour bien comprendre la matrice d’Eisenhower vous devez tout d’abord faire la différence entre l’urgence et l’importance.
III) Distinguer l’urgent de l’important :
Tâches urgentes :
C’est le type de tâches que l’on accomplit dans l’empressement et qui ajoutent de la pression à notre quotidien. Elles nécessitent une réaction immédiate et doivent être traitées dans les délais les plus brefs.
Une urgence non traitée peut entraîner des conséquences irrémédiables dans votre vie.
Exemple : réviser pour un examen que vous avez complètement oublié.
Tâches importantes :
Les tâches importantes sont celles qui nous permettent de progresser vers nos objectifs professionnels ou personnels à long terme. Elles ne sont pas sensibles au facteur du temps et donc nécessitent une planification et une action réfléchie.
- Se concentrer sur ces tâches vous met dans un état d’esprit réactif, ce qui peut vous rendre calme et ouvert aux nouvelles idées. Par contre elles peuvent devenir urgentes si vous les repoussez longtemps.
Exemple : planifier un programme d’entraînement pour être en meilleure santé.
- Plus vous attribuez du temps à ce qui est important et moins l’urgence arrive dans votre vie.
La distinction entre urgent et important est donc claire et pourtant on a souvent tendance à confondre les deux termes.
IV) Comment puis-je savoir ce qui est urgent et ce qui est important pour moi ?
Créer une liste de tâches à faire (To do list) sur votre agenda est le meilleur moyen pour savoir déterminer quelles activités sont urgentes et lesquelles sont importantes pour vous.
- Commencez tout d’abord par penser à vos objectifs de vie et aux étapes que vous devez franchir (études, avancement professionnel, argent, expérience, subvenir aux besoins de la famille…) ;
- Listez ensuite l’ensemble de vos tâches et objectifs professionnelles et personnelles à réaliser sur une to-do list ;
- Une fois répertoriés, attribuez un degré d’urgence et d’importance à toutes vos tâches en vous demandant « Est-ce une tâche urgente ou non-urgente » ? Puis « Est-ce une tâche importante ou non-importante » ?
V) Comment classer vos tâches dans la matrice d’Eisenhower ?
Après avoir défini la différence entre vos tâches urgentes et importantes. Vous pouvez commencer à les hiérarchiser dans les quatre quadrants de la matrice d’Eisenhower.
Quadrant 1 : Urgent et Important (À traiter en priorité) :
Ce sont les tâches qui contribuent à la réalisation de vos objectifs mais qui ont une limite de temps très stricte. Elles requièrent donc votre attention immédiate et doivent être traitées en priorité,
- Ces tâches sont souvent le résultat d’une mauvaise planification,
Exemple : Imaginez que vous êtes en train de travailler aujourd’hui sur un projet qui vous a été confié il y a un mois et que le dernier délai est fixé à demain. Cette tâche est donc importante et urgente et exige que vous agissiez rapidement!
Par contre, si vous aviez commencé à y travailler au moment où l’on vous a confié ce travail, elle serait certes importante mais pas urgente.
- Passer beaucoup de temps sur des tâches du Quadrant (1) peut entraîner une augmentation du stress, un épuisement moral et physique et le sentiment que vos journées échappent à votre contrôle. Donc il est recommandé de ne pas remettre vos tâches au lendemain autrement vous risquez de tomber dans le piège de l’urgence.
Quadrant 2 : Important mais pas Urgent (À planifier) :
Ce quadrant contient les tâches sur lesquelles on doit normalement investir le plus de temps possible. Car ce sont celles qui contribuent à notre épanouissement, à notre développement personnel et à notre succès à long terme.
- L’avantage c’est qu’elles ne sont pas limitées dans le temps, mais vous devez les planifier avec justesse car nous avons tendance à nous concentrer sur ce qui est urgent et à reporter nos objectifs importants.
- C’est donc le quadrant ou vous vous concentrez plutôt sur vos objectifs et votre croissance personnelle et non pas sur les problèmes.
- Il est préférable de bien s’organiser pour que ces tâches importantes ne soient pas urgentes et éviter ainsi d’être constamment sous pression.
Exemples :
- Planification d’un projet à long et à court terme.
- Faire du sport pour se sentir bien dans son corps et dans sa tête.
- Apprendre une nouvelle compétence
Quadrant 3 : Urgent mais pas Important (À déléguer) :
Ce sont les tâches perturbatrices qui nécessitent une attention immédiate mais qui ne contribuent pas à nos objectifs à long terme.
- En vous concentrant sur ces tâches vous aurez l’impression de ne pas avoir le contrôle de votre vie quotidienne.
Exemples :
- Des collègues qui viennent vous demander quelque chose à la dernière minute ;
- Répondre à certains courriels ou messages sur les réseaux sociaux ;
- Des tâches importantes pour d’autres, mais qui n’ont aucune importance pour vous et l’avancée de votre travail ;
- Tâches ménagères ;
- Si vous souhaitez vous débarrasser de ces tâches, n’hésitez pas à les déléguer au maximum lorsque cela est possible. Chose qui va vous permettre d’alléger votre charge de travail et réduire votre stress.
- Dans le cas où vous ne pouvez pas les déléguer; planifiez-les, mais essayez toujours de faire passer les tâches du 1er et 2éme Quadrant en priorité.
Quadrant 4 : Ni Urgent ni Important (À reporter ou éliminer)
Ce dernier quadrant contient généralement les distractions inutiles qui vous font perdre beaucoup de temps et ne contribuent pas à la réalisation de vos objectifs.
- La meilleure solution consiste à les éliminer complètement de vos priorités ou de les reporter à un moment plus propice pour les accomplir.
Exemples :
- Consulter les notifications sur votre smartphone (elles viennent souvent interrompre votre travail) ;
- Lire un livre qui vous a été conseillé ;
- Regarder une série Netflix ;
- Faire les magasins ;
NB : certains des éléments de ce quadrant restent des moments de loisirs que vous devez vous accorder pour vous ressourcer et rester performant dans votre travail et ainsi éviter le Burn-out.
Donc il est important de vous accorder ces petits moments de plaisir de temps à autre sans pour autant les laisser vous distraire de vos missions importantes.
En conclusion :
Dans notre quotidien bien chargé, chaque minute est désormais comptée.
Mieux vaut donc passer maître dans l’art de la gestion du temps, si vous ne voulez pas perdre le contrôle de votre vie. Cela passe par l’utilisation de la matrice d’Eisenhower qui vous permettra sans doute de trouver l’organisation parfaite à votre vie quotidienne.
SARAH BRAHMI
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